Obavijest o obradi osobnih podataka

Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije
Verzija 1, prosinac 2020. godine,
Zagreb, Republika Hrvatska

Ovu Obavijest o obradi osobnih podataka pruža Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije sa sjedištem na adresi Ulica grada Vukovara 284, 10 000 Zagreb, OIB 11548277852 („Agencija“).

Ako imate pitanja u vezi ove Obavijesti o obradi osobnih podataka, kao i druga pitanja u odnosu na prikupljanje, obradu i zaštitu Vaših osobnih podataka, kontaktirajte službenika za zaštitu podataka putem sljedeće adrese elektroničke pošte: .

Kako bi u potpunosti razumjeli i shvatili Obavijest o obradi osobnih podataka, pažljivo pročitajte definicije pojmova koje se navode niže u tekstu.

• Opća uredba znači UREDBA (EU) 2016/679 EUROPSKOG PARLAMENTA I VIJEĆA od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka i o slobodnom kretanju takvih podataka te o stavljanju izvan snage Direktive 95/46/EZ (Opća uredba o zaštiti podataka);
• obrada znači svaki postupak ili skup postupaka koji se obavljaju na osobnim podacima ili na skupovima osobnih podataka, bilo automatiziranim bilo neautomatiziranim sredstvima kao što su prikupljanje, bilježenje, organizacija, strukturiranje, pohrana, prilagodba ili izmjena, pronalaženje, obavljanje uvida, uporaba, otkrivanje prijenosom, širenjem ili stavljanjem na raspolaganje na drugi način, usklađivanje ili kombiniranje, ograničavanje, brisanje ili uništavanje;
• osobni podaci znači svi podaci koji se odnose na pojedinca čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi (ispitanik);
• ispitanik znači pojedinac čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi;
• voditelj obrade znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje samo ili zajedno s drugima određuje svrhe i sredstva obrade osobnih podataka;
• zajednički voditelji obrade znači dvoje ili više voditelja obrade koji zajednički odrede svrhe i načine obrade osobnih podataka;
• izvršitelj obrade znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo koje obrađuje osobne podatke u ime voditelja obrade;
• primatelj znači fizička ili pravna osoba, tijelo javne vlasti, agencija ili drugo tijelo kojem se otkrivaju osobni podaci, neovisno o tome je li on treća strana;
  • nadzorno tijelo znači neovisno tijelo javne vlasti koje je osnovala država članica; u Republici Hrvatskoj to je Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP), Selska cesta 136, 10 000 Zagreb, Hrvatska;

U ovom dijelu Obavijesti pružit će se informacije vezane za osobe koje imaju ulogu ispitanika prilikom prijave ili provedbe projekta financiranog sredstvima Europske unije.

Ispitanici u ovom postupku mogu biti nositelji projekta (korisnici), odgovorne osobe nositelja projekta, kontakt osobe nositelja projekta, osobe na projektu, partneri na projektu, vanjski pružatelji usluga (dobavljači) nositelja projekta, davatelji jamstva nositelju projekta.

Agencija, u sustavu Europskih fondova, odnosno u Operativnom programu „Konkurentnost i kohezija“ djeluje kao posredničko tijelo razine 2.

Agencija i Ministarstvo regionalnoga razvoja i fondova Europske unije („Ministarstvo“) djeluju kao zajednički voditelji obrade osobnih podataka za ispitanike u postupku prije i / ili provedbe projekta financiranog sredstvima Europske unije. Naime, temeljem primjenjivih propisa i posebnog sporazuma, dio funkcija Ministarstva delegiran je na Agenciju kao posredničko tijelo razine 2 koja, između ostaloga, vrši i određene obrade osobnih podataka u sklopu delegiranih funkcija.

S obzirom da Agencija djeluje kao posredničko tijelo razine 2, prilikom izvršenja delegiranih poslova koristi sljedeća informacijska rješenja koja su u vlasništvu Ministarstva: Sustav eFondovi i MIS sustav.

U slučaju potrebe, Agencija i Ministarstvo međusobno se informiraju, surađuju i pomažu kako bi udovoljili Vašem zahtjevu za ostvarenjem prava.

Nositelji projekta (prijavitelj / korisnici), odgovorne osobe nositelja projekta, kontakt osobe nositelja projekta, osobe na projektu, partneri na projektu, vanjski pružatelji usluga (dobavljači) nositelja projekta i davatelji jamstava nositelju projekta

Ako ste nositelj projekta ili odgovorna osoba nositelja projekta ili kontakt osoba nositelja projekta ili partner na projektu ili vanjski pružatelj usluga (dobavljač) nositelja projekta ili davatelj jamstava nositelju projekta, Agencija obrađuje osobne podatke prikupljene izravno od Vas ili putem osobe koja popunjava projektnu prijavu ili je zadužena za određene aktivnosti na projektu.

Ako ste osoba na projektu u ime i za račun nositelja projekta koji je podnio projektnu prijavu ili već provodi projekt financiran sredstvima Europske unije, Agencija obrađuje osobne podatke prikupljene izravno od Vas ili nositelja projekta.

Agencija obrađuje sljedeće kategorije Vaših osobnih podataka (kategorije i vrste osobnih podataka u odnosu na konkretnog ispitanika variraju ovisno o vrsti ispitanika, dakle niže navedene kategorije i vrste osobnih podataka navedene su primjerice):

• Identifikacijski podaci: npr. ime i prezime, naziv nositelja OPG-a, obrta ili slobodne djelatnosti, OIB.
• Lokacijski podaci: npr. adresa (naziv ulice i kućni broj, poštanski broj i grad, država).
• Kontakt podaci: npr. broj telefona i / ili mobitela, adresa elektroničke pošte, broj telefaksa.
• Financijski podaci: npr. podaci vezani za projektna sredstva (iznos bespovratnih sredstava, prihvatljivi trošak, neprihvatljivi trošak, iznosi plaća i slično).
  • Ostali podaci: npr. podaci vezani uz projektnu prijavu ili provedbu projekta (MIS kod, naziv i status ugovora, funkcija, podaci na punomoći, jedinstveni broj partnera i slično).

Navedene osobne podatke Agencija obrađuje u sljedeće svrhe i na temelju sljedećih pravnih osnova:

• U svrhu odabira projekta koji je prijavljen za financiranje sredstvima Europske unije. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
• U svrhu ispravne provedbe projekta koji se financira sredstvima Europske unije. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
• U svrhu ispunjavanja zakonskih dužnosti Agencije, odnosno poštivanja primjenjivih propisa i suradnje s nadležnim tijelima i službama. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).

Ako ste sudionik na edukacijama ili info radionicama, Agencija obrađuje osobne podatke prikupljene izravno od Vas.

Agencija obrađuje sljedeće kategorije Vaših osobnih podataka:

• Identifikacijski podaci: npr. ime, prezime.
• Kontakt podaci: npr. broj telefona i / ili mobitela, adresa elektroničke pošte, broj telefaksa.
  • Ostali podaci: npr. institucija kojoj sudionik pripada.

Navedene osobne podatke Agencija obrađuje u sljedeće svrhe i na temelju sljedećih pravnih osnova:

• U svrhu evidentiranja prisustva sudionika na edukaciji ili info radionici kako bi se moglo dokazati da je ista provedena. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
  • U svrhu ispunjavanja zakonskih dužnosti Agencije, odnosno poštivanja primjenjivih propisa i suradnje s nadležnim tijelima i službama. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).

Ako se prijavljujete na javni natječaj za posao koji je objavila Agencija / za obavljanje studentskog posla temeljem ugovora o obavljanju studentskog posla ili koristite mogućnost premještaja iz tijela državne uprave, onda Agencija obrađuje osobne podatke prikupljene izravno od Vas ili temeljem dokumentacije koju ste dostavili prilikom podnošenja prijave za posao / prijave za obavljanje studentskog posla / prijave za premještaj.

Agencija obrađuje sljedeće kategorije Vaših osobnih podataka (kategorije i vrste osobnih podataka u odnosu na konkretnog ispitanika variraju ovisno o vrsti ispitanika, dakle niže navedene kategorije i vrste osobnih podataka navedene su primjerice):

• Identifikacijski podaci: npr. ime i prezime, spol, datum i mjesto rođenja, OIB.
• Lokacijski podaci: npr. adresa prebivališta i boravišta.
• Kontakt podaci: npr. broj telefona i / ili mobitela, adresa elektroničke pošte.
• Podaci o obrazovanju / edukacijama / treninzima: npr. završeni stupnjevi obrazovanja, stečena stručna sprema, zanimanje, titula.
• Podaci o radnom iskustvu: npr. prijašnje radno mjesto, radni staž.
• Podaci o osobnim karakteristikama / vještinama: znanje jezika, rezultati testiranja i intervjua, bračni status, samohrani roditelj, status hrvatskog branitelja, status stanovanja.
• Podaci koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela: ako ste odabrani kandidat za posao, onda Agencija prikuplja i podatke koji se nalaze na Uvjerenju o tome da se protiv Vas ne vodi kazneni postupak.
  • Ostali podaci: ostali osobni podaci sadržani u raznoj popratnoj dokumentaciji.

Navedene osobne podatke Agencija obrađuje u sljedeće svrhe i na temelju sljedećih pravnih osnova:

• U svrhu pregleda, odnosno analize Vaše prijave za posao / prijave za obavljanje studentskog posla kako bi se utvrdilo da zadovoljavate uvjete javnog natječaja za posao / da ste zadovoljavajući kandidat za obavljanje studentskog posla. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
• U svrhu sklapanja ugovora o radu / ugovora o obavljanju studentskog posla s Vama (ako ste odabrani kandidat za sklapanje ugovora o radu / ugovora o obavljanju studentskog posla). U predmetnom slučaju, pravna osnova obrade Vaših osobnih podataka jest izvršavanje ugovora, odnosno radnji potrebnih za sklapanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka b Opće uredbe).
• U svrhu pregleda, odnosno analize Vaše prijave za posao kako bi se utvrdilo da zadovoljavate uvjete za premještaj iz tijela državne uprave. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
• U svrhu sklapanja ugovora o radu s Vama ako zadovoljavate uvjete za premještaj iz tijela državne uprave, odnosno ako Agencija može udovoljiti Vašoj prijavi za posao temeljenoj na mogućnosti premještaja iz tijela državne uprave. U predmetnom slučaju, pravna osnova obrade Vaših osobnih podataka jest izvršavanje ugovora, odnosno radnji potrebnih za sklapanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka b Opće uredbe).
• U svrhu kontaktiranja za eventualna buduća radna mjesta, ali samo u slučaju ako ste prijavu za posao podnijeli koristeći mogućnost premještaja iz tijela državne uprave te ista nije rezultirala zapošljavanjem u Agenciji (Agencija ne može udovoljiti Vašoj prijavi ili ste odbili uvjete / mogućnosti koje Vam Agencija može pružiti). U predmetnom slučaju, pravna osnova obrade Vaših osobnih podataka jest Vaša privola koju ste dali Agenciji (članak 6. stavak 1. točka a Opće uredbe).
• U svrhu ispunjavanja zakonskih dužnosti Agencije, odnosno poštivanja primjenjivih propisa i suradnje s nadležnim tijelima i službama. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).
  • Posebne kategorije Vaših osobnih podataka Agencija obrađuje isključivo u svrhu poštivanja zakonskih obveza koje proizlaze iz položaja Agencije kao javne ustanove. Agencija obrađuje posebne kategorije osobnih podatke koji se odnose na kaznene osude i kažnjiva djela temeljem toga što je predmetna obrada odobrena pravom Republike Hrvatske (članak 10. Opće uredbe).

Agencija kao javna ustanova obvezna je provoditi javne natječaje za posao te nije u mogućnosti zapošljavati, odnosno pregledavati te analizirati prijave za posao koje zaprimi u obliku otvorenih molbi za posao izvan postupka javnog natječaja za posao ili postupka premještaja iz tijela državne uprave.

Ako Agencija zaprimi otvorenu molbu za posao, uputit će Vas da pratite javne natječaje za posao koje objavljuje na propisanim mjestima te će Vas obavijestiti kako će Vašu molbu za posao, zajedno s osobnim podacima, izbrisati te neće dalje obrađivati Vaše osobne podatke.

Ako ste vanjski pružatelj usluga Agencije, onda Agencija obrađuje osobne podatke prikupljene izravno od Vas.

Agencija obrađuje sljedeće kategorije Vaših osobnih podataka:

• Identifikacijski podaci: npr. ime, prezime (naziv) nositelja OPG-a, obrta ili slobodne djelatnosti, ime i prezime fizičke osobe, OIB.
• Financijski podaci: npr. podaci vezani za vrijednost ugovora.
• Ostali podaci: npr. podaci vezani uz ugovorni odnos (broj ugovora, klasa i slično).

Navedene osobne podatke Agencija obrađuje u sljedeće svrhe i na temelju sljedećih pravnih osnova:

• U svrhu zasnivanja ugovornog odnosa s dobavljačem. U predmetnom slučaju, pravna osnova obrade Vaših osobnih podataka jest izvršavanje ugovora, odnosno radnji potrebnih za sklapanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka b Opće uredbe).
• U svrhu uredne provedbe prava i obveza koje proizlaze iz ugovornog odnosa. U predmetnom slučaju, pravna osnova obrade Vaših osobnih podataka jest izvršavanje ugovora (članak 6. stavak 1. točka b Opće uredbe).
• U svrhu ispunjavanja zakonskih dužnosti Agencije, odnosno poštivanja primjenjivih propisa i suradnje s nadležnim tijelima i službama. U predmetnom slučaju, obrada je nužna kako bi Agencija izvršila svoje pravne obveze (članak 6. stavak 1. točka c Opće uredbe).

Ako ste posjetitelj mrežne stranice safu.hr, važno je znati kako Agencija koristi određene tehnologije praćenja na istoj, poput kolačića. Više o kolačićima možete pronaći u Politici kolačića koja je također dostupna na navedenoj mrežnoj stranici.

Agencija trenutno ima otvorene korisničke račune na sljedećim društvenim mrežama:

• Facebook: https://www.facebook.com/pages/SAFU-Sredisnja-agencija-za-financiranje-i-ugovaranje/2322454311316315;
• LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/safu/.

Sve informacije i materijale koje ustupate Agenciji putem društvene mreže, kao i sva komunikacija koja se odvija putem društvene mreže je na vlastiti rizik. Agencija nije odgovorna za postupanje korisnika društvene mreže, kao ni za postupanje same društvene mreže. Vaša interakcija s društvenom mrežom u odnosu na obradu Vaših osobnih podataka uređena je politikom privatnosti te društvene mreže. Više o politikama privatnosti društvenih mreža koje Agencija koristi, možete pronaći na sljedećim poveznicama:

• www.linkedin.com/legal/privacy-policy,
• https://www.facebook.com/policy.php.

Ako je pružanje osobnih podataka zakonska ili ugovorna obveza ili uvjet nužan za sklapanje ugovora, na mjestu prikupljanja Vaših osobnih podataka, Agencija će Vas jasno obavijestiti o tome je li pružanje osobnih podataka obvezno ili ne, te koje su moguće posljedice ako ne pružite osobne podatke.

Trenutni poslovni procesi Agencije u kojima dolazi do obrade Vaših osobnih podataka ne obuhvaćaju izradu Vašeg profila, kao ni automatizirano donošenje odluka temeljem Vaših osobnih podataka.

U slučaju uvođenja ovakvih tehnika obrade Vaših osobnih podataka, Agencija će Vas adekvatno obavijestiti, kao i upozoriti na Vaše pravo da se na Vas ne mora odnositi odluka donesena isključivo na automatiziranoj obradi Vaših osobnih podataka, uključujući izradu profila.

Određene kategorije primatelja kojima Agencija otkriva osobne podatke ispitanika, obrađuju Vaše osobne podatke. U slučaju kada predmetnim primateljima Agencija otkrije Vaše osobne podatke, vodi se računa o tome da postoji valjana pravna osnova otkrivanja te da je poslovanje primatelja Vaših osobnih podataka usklađeno s Općom uredbom i drugim propisima o zaštiti osobnih podataka.

Niže se navode kategorije primatelja osobnih podataka uz kratak opis odnosa s Agencijom, dok informacije o točnim nazivima svih primatelja osobnih podataka možete zatražiti slanjem zahtjeva službeniku za zaštitu podataka putem podataka navedenih u Uvodnim napomenama ove Obavijesti.

Izvršitelji obrade kao primatelji Vaših osobnih podataka

Izvršitelji obrade koji mogu biti primatelji Vaših osobnih podataka Agenciji pružaju usluge potrebne za svakodnevno postupanje:

• izvršitelji obrade kao vanjski pružatelji usluga koji pružaju dodatnu operativnu podršku (IT usluge i slično),
• povremeni izvršitelji obrade ovisno o potrebama Agencije (npr., usluge obavljanja nekih posebnih poslova poput pomoći pri evaluaciji operativnih programa i slično).

Samostalni voditelji obrade kao primatelji Vaših osobnih podataka

Samostalni voditelji obrade koji mogu biti primatelji Vaših osobnih podataka pružatelji su određenih vrsta usluga važnih za zakonito postupanje Agencije:

• samostalni voditelji obrade kao pružatelji usluga usklađivanja postupanja s primjenjivim propisima (pravno savjetovanje, revizije i slično).
• samostalni voditelji obrade kao druga nadležna (javna) tijela u sustavu Europskih fondova.

Nadležna tijela vlasti kao primatelji Vaših osobnih podataka

Nadležna tijela vlasti postupaju u okviru svojih zakonskih ovlaštenja i temeljem istih mogu obrađivati Vaše osobne podatke.

Agencija ima zakonsku obvezu otkriti Vaše osobne podatke nadležnim tijelima vlasti kao primateljima Vaših osobnih podataka (provođenje nadzora, provođenje inspekcija, postavljanje ili obrana pravnih zahtjeva i slično).

Agencija kao zajednički voditelj obrade

U odnosu na osobe koje imaju ulogu ispitanika prilikom prijave ili provedbe projekta financiranog sredstvima Europske unije, Agencija djeluje kao zajednički voditelj obrade s Ministarstvom.

U svakodnevnom postupanju Agencije načelno ne dolazi do prijenosa osobnih podataka u treće zemlje ili međunarodne organizacije te se predmetni (navedeni) prijenos osobnih podataka nastoji izbjegavati. Trećim zemljama smatraju se sve one zemlje koje nisu članice Europske unije.

U slučaju prijenosa Vaših osobnih podataka trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama, Agencija će Vas pravovremeno obavijestiti o svim pojedinostima prijenosa te relevantnim zaštitnim mjerama koje Agencija koristi.

Niže se navode opći kriteriji i rokovi pohrane Vaših osobnih podataka, no rokovi mogu varirati ovisno o specifičnim situacijama obrade.

Detaljna razdoblja pohrane Vaših osobnih podataka definirana su internim aktima i procedurama Agencije. Ako želite dobiti detaljnije informacije o razdobljima pohrane Vaših osobnih podataka, možete se obratiti službeniku za zaštitu podataka sa zahtjevom putem podataka navedenih u Uvodnim napomenama ove Obavijesti.

Kriterij za izračun razdoblja pohrane

Kada je primjenjivim propisima definirano razdoblje u kojem je Agencija obvezna pohranjivati Vaše osobne podatke, onda ih Agencija čuva u razdoblju predviđenom primjenjivim propisima te će ih izbrisati u dodatnom razdoblju od 1 (jedne) godine od dana isteka razdoblja koje je određeno primjenjivim propisima.

Ako Agencija Vaše osobne podatke obrađuje temeljem pravne osnove izvršenja ugovora, a ne postoji primjenjivim propisima definirano obvezno razdoblje pohrane Vaših osobnih podataka, onda će osobne podatke čuvati za cijelo vrijeme trajanja ugovornog odnosa te će ih izbrisati u dodatnom razdoblju od 1 (jedne) godine od dana prestanka ugovornog odnosa.

Ako Agencija Vaše osobne podatke obrađuje temeljem pravne osnove privole, onda će osobne podatke čuvati sve dok ne povučete privolu. Kada povučete privolu, Agencija će Vaše osobne podatke izbrisati u najkraćem mogućem razdoblju. Ako ste privolu dali za određeno razdoblje, Agencija će istekom predmetnog razdoblja izbrisati Vaše osobne podatke u najkraćem mogućem vremenu.

Kao ispitanik čije osobne podatke obrađuje Agencija, imate pravo ostvarivati niže navedena prava.

Vaša prava možete ostvariti slanjem zahtjeva na sljedeću adresu elektroničke pošte: .

Kako bi Vam Agencija mogla pružiti točne i potpune informacije u najkraćem mogućem roku, molimo da Vaš zahtjev sadržava sljedeće:

1. Naslov elektroničke poruke ili pisanog zahtjeva: „Zahtjev za ostvarivanjem prava ispitanika“;
2. Nužne informacije o Vašem identitetu kako bi bilo moguće pronaći Vaše osobne podatke (na primjer Vaše ime, prezime, OIB i slično);
3. Naziv prava koje želite ostvariti (vidjeti nazive prava niže);
4. Informacije o kanalu komunikacije (na primjer Vaša adresa elektroničke pošte ili kućna adresa) na koji želite da Vam Agencija dostavi odgovor.

Također, kako bi Vam olakšali ostvarivanje Vaših prava, u prilogu ove Obavijesti nalazi se obrazac s već definiranim poljima koja je potrebno popuniti prilikom upućivanja zahtjeva za ostvarivanjem prava. Predmetni obrazac možete zatražiti i od službenika za zaštitu podataka.

Na Vaš zahtjev Agencija odgovara u roku od mjesec dana od dana primitka Vašeg zahtjeva. Predmetni rok će se produžiti za dodatna dva mjeseca ako se radi o više Vaših složenih zahtjeva. Detaljno i na vrijeme ćete biti obaviješteni o produženju roka za odgovor i razlozima istog.

Kada podnošenjem zahtjeva ostvarujete svoja prava, Agencija također obrađuje Vaše osobne podatke kako bi mogla udovoljiti Vašem zahtjevu, a sve u skladu s odredbama Opće uredbe.

Popis prava koje možete ostvariti

• Pravo na pristup informacijama;
• Pravo na ispravak;
• Pravo na brisanje („pravo na zaborav“);
• Pravo na ograničenje obrade;
• Pravo na prenosivost;
• Pravo na prigovor;
• Pravo na povlačenje privole;
• Pravo na prigovor nadzornom tijelu.