ZADACI SAFU

SAFU, pod vodstvom Dužnosnika ovlaštenog za odobravanje programa (DOOP), snosi odgovornost u području plaćanja, računovodstva, vođenja ugovorne dokumentacije i financijskog izvještavanja u nabavi usluga, robe i radova u decentraliziranom sustavu provedbe programa pomoći EU Republici Hrvatskoj. SAFU osigurava točnu primjenu pravila, uredbi i procedura EU u nabavi usluga, robe i radova te provedbu sustava izvještavanja i informacijskog sustava. Nadalje, SAFU je nadležna za sljedeće aktivnosti:

Provedba natječajne procedure

• Prijem sažetaka projekata, natječajne dokumentacije za pružanje usluga te nabavu roba i izvođenje radova i dodjelu darovnica (uključujući opise poslova, tehničke specifikacije, troškovnike, tehničku dokumentaciju, upute za potencijalne korisnike), prijedloga za imenovanje članova evaluacijskih odbora od Jedinica za provedbu projekata;
• Priprema izvješća o popisu kandidata u užem izboru kojega sastavlja Odbor za sastavljanje izvješća, kada su pitanju natječaji koji se provode po tzv. međunarodnoj ograničenoj procedurI (eng. international restricted procedure) ;
• Priprema i pregled natječajne dokumentacije za pružanje usluga, nabavu roba, izvođenje radova i dodjelu darovnica, usuglašavanje s Jedinicama za provedbu projekata te dostavljanje zahtjeva za odobrenje Delegaciji Europske unije;

Evaluacija/Odabir ponuda 

• Pregled sastava te uspostava Odbora za ocjenjivanje ponuda
• Vršenje uloge predsjedavajućeg/tajnika/promatrača u postupku ocjenjivanja ponuda;
• Priprema izvješća o ocjeni ponuda i, ukoliko je potrebno, slanje zahtjeva te zaprimanje dodatnih pojašnjenja vezanih uz pojedine ponude;

Ugovaranje

• Priprema i dostava ugovora za ovjeru/potpis Dužnosniku ovlaštenom za ovjeravanje programa ili drugom ovlaštenom potpisniku (poput ravnatelja Agencije), drugim ugovornim stranama te Delegaciji Europske unije, kako je zatraženo PRAG-om, na temelju zahtjeva i tehničkih preporuka Jedinica za provedbu projekata;
• Čišćenje proračuna za ugovore o darovnicama

Provedba projekata

• Pregled i odobravanje izvješća vezanih uz pojedini potpisani ugovor
• Pregled i odobravanje ostalih ugovornih odredbi, popratnih pisama (eng. Side letter) i dodataka ugovoru
• Sudjelovanje na sastancima i događanjima za svaki potpisani ugovor
• Redovita komunikacija i koordinacija svih dionika u procesu provedbe pojedinog ugovora
• Provođenje terenskih posjeta
• Kontrola sekundarne nabave za ugovore o darovnicama

Izvještavanje

• Priprema izvješća o stanju provedbe projekata, uključujući predviđanje obveza i isplata, te dostavljanje Jedinici za provedbu projekta, Nacionalnom dužnosniku za ovjeravanje, Nacionalnom koordinatoru pomoći Europske unije, Delegaciji Europske unije i Službama DEU;

Računovodstvo

• Organizacija Glavne knjige;
• Priprema isprava za knjiženje;
• Knjiženje;
• Kontrola proknjiženih stavaka;
• Odlaganje proknjiženih isprava;
• Izrada izvješća;

Plaćanja

• Zakonska, računska i formalna kontrola ulaznih računa, garancija i ostale popratne dokumentacije;
• Provjera usklađenosti podataka na ispravama za plaćanje s podacima u ugovorima;
• Vođenje evidencija ugovora,računa i bankovnih garancija;
• Praćenje realizacije ugovora;
• Priprema zahtjeva za plaćanje prema Nacionalnom fondu;
• Priprema i provođenje naloga za plaćanje;